DOQDrive

Raktárak helyett egy gombnyomás előkeresni a régi iratokat

Az előírások, jogszabályok és az üzleti szokások megkívánják, hogy szerződéseinket, számláinkat, ajánlatainkat, megrendeléseinket, pénzügyi és szállítói bizonylatainkat évekig megőrizzük. Igen ám, de ez tetemes mennyiségű papírmennyiséget, dosszié-halmot jelent, amiket nem csak tárolni szükséges valahol, hanem azt is biztosítani kell, hogy könnyen előkereshetőek legyenek.

Az iratok archiválása is hosszú évtizedek óta feladatot – és egyben gondot is – ró a vállalkozásokra.

Hogyan archiváltunk régen?

Még alig pár éve is az volt a legjellemzőbb, hogy irattárakat tömtünk tele polcokkal, felállványoztunk a plafonig a teret, és a dossziékba, dobozokba rendezett céges iratokat feltettük a polcokra porosodni. Ahhoz, hogy később vissza is kereshessük őket még fel is címkéztük dátumok és témák megjelölésével, és évekig vártuk, hogy egyszer csak fontos legyen ezeket előhúzni. A legtöbb esetben a 2-3 évvel korábbi dossziék hátra kerülhettek a polcokon, és csak porosabbak, porosabbak lettek.

Közben munkatársak jöttek-mentek, és egyre kevésbé volt képben az aktuális stáb azzal kapcsolatban, hogy eredetileg mi alapján kerültek archívumba az iratok.

Ha pedig mégis szükség volt egy-egy korábbi szerződés, számla, megrendelés stb előkeresésére, akkor „játszóruhában” megközelítve, hosszas keresgélés árán volt elővehető az információ.

Az irattárak fenntartása az archiválás nehézségein túl azonban költséges is volt, hiszen az irattárnak is van költsége, áram, fűtés, személyzet, esetleg bérleti díj.

Ennek ellenére nagyon sokan hisznek még a papíralapú archiválásban, és így sok-sok cég irattárában halmozódnak a régi papírok a fontosság égisze alatt.

Milyen a modern archívum? Gyors, egyszerű, helytakarékos, átlátható és költségkímélő

Ma egyre több vállalkozás tér át az elektronikus archíválásra. Ez azt jelenti, hogy az informatika segítségével szkennelt, aláírt dokumentumokat, vagy szerkesztett dokumentumokat ment le a cég adott elektronikus könyvtárakba a céges hálózaton vagy internetes felületen ún: felhőben. Ez a cloud computering, az az a felhő alapú számítástechnika.

Az iratok így nem fogják a helyet, nem kell irattárat fenntartani, és annak a költségei sem jelentkeznek. A dokumentumok azonban mégis előkereshetőek. Sőt, gyorsabban és könnyebben elérhetőek, mint egy irattárból, és még csak fel sem kell állni ehhez a székből.

Az ún felhő alapú szolgáltatás lényege épp az archiválás megkönnyítése és rendszerezettsége.  A cég ehhez külső szolgáltató segítségét veszi igénybe, aki vagy platformot biztosít ehhez az elektronikus, internetes archiváláshoz, vagy akár szerver-lehetőségeket is.

A felhő szolgáltatás egyik izgalmas és lényeges pontja, hogy az archiválás fizikailag sem azon a helyen történik, ahol az érintett vállalkozás székel. A szerverpark, ahol az adataik tárolása történik, lehet egy teljes más földrajzi helyen. Az archiválás lényege a többszöri és többfelé történő mentés is, ami meglehetősen nagy adatbiztonságot garantál.

Az pedig, hogy az adott vállalkozásnál az archívumhoz ki, milyen jogosultsággal férhet hozzá, szinten megadható, módosítható, változtatható.

Az elektronikus archiválás vagy felhő alapú szolgáltatás is jár némi költséggel, de ez meg sem közelíti azt a kiadást, amit egy kész irattár bérleti, rezsi- és esetleg papír- és nyomtatási költségei jelentenének.

A Te cégednél milyen előnyökkel járna az elektronikus archiválás?