DOQDrive

Az elektronikus adatforgalom feltartóztathatatlanul veszi át a szerepet, maga mögé szorítva a sok kézzel aláírt, nyomtatott dokumentumot. Elektronikusan küldünk levelet, képeslapot, üdvözlést, reklamációt, megrendeléseket… és elektronikusan levelezünk cégek ügyfeleikkel és partnereikkel akkor is, ha számlákról, szerződésekről, panaszokról van szó.

Azonban egyelőre még nem minősíthető hitelesnek minden elektronikusan küldött dokumentum, hiszen ami a neten zajlik, vagy, ami e-mailben kerül továbbításra, az hamisítható, törölhető, letagadható, átírható, módosítható. Vagyis hiába kényelmes és gyors – sőt, környezetbarát – az elektronikus irattovábbítás és iratarchiválás, ha az még nem tekinthető hitelesnek, törvényesen elfogadottnak és bizonyító erejűnek egy-egy vitás esetben.

Fontos tudni, hogy a hitelesítés azért fontos, hogy az iratok – akár nemzetközi törvényi szabályozás szerint is – törvényes bizonyító erővel bírjanak bármilyen vitás kérdésben. A pénzügyi iratokat, szerződéseket, személyügyi iratokat éveken át kell így, hiteles, eredeti formában megőriznie bármelyik vállalkozásnak.

Hazánkban pl. a számlákat és pénzügyi dokumentumokat 8 évig kell megőrizni, és ez idő alatt az adóhatóság, a bíróság, vagy bármely más közigazgatási szerv joggal kérheti.

A személyekhez kötődő dokumentumokra pedig 50 éves megőrzési előírás volt és van életben.

A hazai jogi szabályozás 2 kötelező elemet ír elő, amitől hitelessé válik az elektronikusan tárolt és továbbított irat. Az egyikük az ún időbélyeg, ami 11 évre szólóan garantálja az irat valódiságát és eredetivel való tökéletes egyezőségét, a másikuk pedig az ún: elektronikus aláírás.

Az elektronikus aláírás nem egyenlő azzal, hogy beszkenneljük az aláírásunkat és egy ügyes szerkesztő programmal megjelenítjük azt egy adott iraton. Addig, amíg ez az engedélyünkkell történik, kényelmes megoldást jelent, de gondoljunk csak bele, mennyire könnyen visszaélhetnének így az aláírásunkkal, ha ez a forma hivatalos és hiteles lehetne.

Az elektronikus aláírás ettől lényegesen több adatot és információt tartalmaz rólunk vagy akár a  cégünkről. Jelen pillanatban 2 cégnél készíthető ilyen elektronikus aláírás a hivatalos személyes dokumentumaink nyomán. Az elektronikus aláírás szerepe is az, hogy hivatalosan és hitelesen tanúsítja, hogy az elektronikusan mentett irat tökéletes mása a printelt, aláírt és szkennelt dokumentumnak.

Ezt a szerepet, hogy egy elektronikus aláírás és egy időbélyeg 11 éven át hitelesítse a céges dokumentumainkat, a DOQbusiness egy különleges ajánlattal ötvözte.

A DOQbusiness koncepciója az, hogy ezt a dupla szolgáltatást nyújtja cégének: vagyis a hitelesítést és elektronikus archiválást egyszerre. A DOQbusiness a szkennelt iratokat hitelesíti elektronikus aláírással és időbélyeggel, így azokat hiteles formában archiválja a felhőben – mely mögött a MichaelSoft szerverei, mint a világ egyik legbiztonságosabb felhő rendszere áll.

Ezzel nem csak biztonságossá, kényelmessé és egyszerűbbé válik az irattárolás, hanem még költséget is spórolhatunk azzal, hogy egyre kevésbé lesz szükség papíralapú irattárra.

Mi a helyzet a hiteles képekkel?

Sokszor készítünk fényképet, eseményekről, élethelyzetekről, netán olyan szituációkról, melyeket szeretettünk volna megőrizni a jövő számára.

Esetleg egyszerűen csak bizonyítékot szeretnénk generálni egy fotó segítségével, mellyel bizonyíthatjuk, hogy egy adott esemény ott, akkor és úgy történt meg, ahogyan az a fotón látszik.

Ezzel csupán egy hatalmas probléma van! Egy ügyes ügyvéd darabokra tudja szedni ezt a bizonyítékot, hisz a kép készítését követően akár hónapok telhetnek el a bizonyítási eljárásig, így fenn áll a lehetősége, hogy a képet addig megváltoztatták, akár egy egyszerű képszerkesztő program segítségével.

Mi is akkor az a hiteles kép?

A DOQdrive mobilapplikációnk segítségével olyan fényképet készíthetünk, mely akár egy bírósági eljárásban is perdöntő lehet!

A hiteles kép lényege, hogy a készítést követően azonnal rögzül a kép készítőjének személye, a kép készítésének időpontja, valamint a pontos GPS koordinátája!

Ezen adatokkal együtt a kép bekerül a végső tárhelyére a felhőbe, ahol azonnal hitelesítésre kerül, azaz ellátjuk egy fokozott biztonsági szintű elektronikus aláírással és időbélyeggel! Így a kép készítését követően másodpercekkel később megszűnik a módosítás lehetősége és teljes bizonyító erővel fog rendelkezni, hogy ki, mikor és hol készítette az adott képet!

Felhasználási területe pedig számtalan, hisz csak az a kérdés, hogy mikor, hol és milyen tényt szeretnénk rögzíteni, hitelesen!

Próbálja ki Ön is szolgáltatásunk és készítsen hiteles információkat a DOQbusiness segítségével!

Az egyedülálló megoldás fejlesztése során arra törekedtünk, hogy ne csak és kizárólag a dokumentumok kezelésére és annak felgyorsítására összpontosítsunk, hanem minden olyan fájl típust és formátumot vegyünk számításba, mely egy cég életében és működése során keletkezhet.

A gazdasági folyamatokat ugyanis gyakran más, nem papír alapú dokumentumokkal is alátámasztjuk, mint fotók, videók, vagy akár beszélgetések hangrögzítése útján.

Ennek megfelelően a GreenArchive mobil applikációjának segítségével, minden fájl típust, azaz dokumentum, kép, hang, videó, HITELESEN és EREDETIBEN rögzíthetünk, archiválhatunk, továbbíthatunk és összefűzhetünk egymással.

A hitelesítésre ezen esetekben is a PKI technológiát alkalmazzuk, mely EU szabvány, azaz Európa bármely országában elfogadott és EREDETINEK tekintett, az eIDAS törvénynek megfelelően.

Így nem csak a papír alapú dokumentumokról készíthetünk egy gombnyomásra EREDETI másolatot, hanem készíthetünk perdöntő bizonyítékú fényképet, videót, vagy akár beszélgetést rögzítő hangfájlt.